ใบความรู้ที่ 6 ขั้นตอนการพัฒนาระบบ

การนำคอมพิวเตอร์ไปใช้ในการแก้ปัญหาหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานใด ๆ ก็ตาม จะต้องมีการวิเคราะห์ปัญหาและศึกษาความเป็นไปได้ให้รอบคอบ ทั้งนี้เนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่ใช่เครื่องมือวิเศษที่จะแก้ปัญหาได้ทุกเรื่อง นอกจากนี้ยังจะต้องมีการศึกษาถึงความคุ้มค่าในการลงทุน เพื่อไม่ให้เป็นการลงทุนที่สูญเปล่า การวิเคราะห์หาวิธีแก้ปัญหาต้องพอเหมาะพอดี มีการจัดหาระบบ เครื่องมือ และเทคโนโลยีที่ไม่เกินความจำเป็น

ดังนั้น จึงต้องมีการจัดขั้นตอนและหลักการสร้างระบบงานคอมพิวเตอร์ให้เหมาะสมซึ่งโดยทั่วไปเราอาจไม่ได้สร้างระบบงานใหม่ แต่พัฒนาระบบงานเก่าให้เป็นระบบงานสารสนเทศที่ทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ดังนั้นจึงนิยมเรียกกันว่า “การพัฒนาระบบงาน” มากกว่าคำว่า การสร้างงาน ซึ่งตามหลักวิชาว่าด้วยการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานคอมพิวเตอร์มีการจัดขั้นตอนการพัฒนาระบบงานดังนี้

ขั้นตอนการพัฒนาระบบงานคอมพิวเตอร์
1. วิเคราะห์ปัญหาและระบบงานที่จะทำรวมถึงรายละเอียดข้อมูลที่ต้องใช้
2. กำหนดรายละเอียดความต้องการของผู้ใช้ระบบงาน
3. ออกแบบโปรแกรม
4. เขียนชุดคำสั่ง
5. ทดสอบโปรแกรม
6. นำไปใช้งานจริง
7. บำรุงรักษา ติดตามผล และแก้ไขปรับปรุง

จะเห็นว่าการพัฒนาระบบงานนั้น จำเป็นต้องรู้ขั้นตอนวิธีทำงานของระบบงานเดิมและกำหนดวิธีการทำงานในระบบงานที่จะทำใหม่ให้ละเอียดเสียก่อน จากนั้นจึงเป็นการหาวิธีแก้ปัญหาโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ซึ่งจะต้องมีการสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ขึ้นมาช่วยทำงาน

ขั้นตอนการพัฒนาระบบงานที่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์
1. วิเคราะห์ปัญหาและระบบงานที่จะทำ รวมถึงรายละเอียดข้อมูล
2. กำหนดรายละเอียดความต้องการข้องผู้ใช้ระบบงาน
3. ออกแบบขั้นตอนวิธีของการทำงาน
4. ตรวจสอบขั้นตอนวิธีของการทำงานให้แน่ใจว่าถูกต้อง
5. นำไปใช้งานจริง
6. บำรุงรักษาระบบ ติดตามผลและแก้ไขปรับปรุง

แบบฝึกหัด
เรื่อง ขั้นตอนการพัฒนาระบบ
คำชี้แจ้ง ให้นักเรียนตอบคำถามต่อไปนี้ให้ถูกต้องและสมบูรณ์ที่สุด

1. จงบอกขั้นตอนการพัฒนาระบบงานด้วยคอมพิวเตอร์
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
2. จงบอกขั้นตอนการพัฒนาระบบงานโดยไม่ใช้คอมพิวเตอร์
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................

ใบความรู้ที่ 5 ระบบงานสารสนเทศ

การทำงานใด ๆ ให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และภารกิจที่ได้รับมอบหมาย จะต้องมีการวางแผนและออกแบบระบบการทำงานได้ดีที่สุด เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดและความล่าช้าของการปฏิบัติงาน ระบบการทำงานโดยทั่วไปหมายถึงกระบวนการทำงานที่ประกอบด้วย คน ข้อมูล และเครื่องจักร ที่จำเป็นในการทำงานนั้น ระหว่างองค์ประกอบทั้ง 3 ประการนี้จะต้องมี การสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องประสานกันไปในทิศทางที่ต้องการ

การสื่อสารระหว่างคนโดยทั่วไปก็คือการพูด การสั่งงานและรายงานก็ทำด้วยคำพูดหรือด้วยเอกสาร ส่วนการสื่อสารระหว่างคนกับเครื่องจักร ขึ้นอยู่กับเครื่องจักรนั้นคืออะไร ตัวอย่างเช่น เราสื่อสารกับรถยนต์ด้วยพวงมาลัยเพื่อสั่งให้เลี้ยวเป็นต้น ข้อมูลที่เราใช้ในการตัดสินใจสั่งก็คือถนนหนทางหรือสิ่งที่เรามองเห็น รวมทั้งความต้องการของเรา สมองของเราทำหน้าที่แปรความหมายข้อมูลมากมายที่เห็น เช่น ถนน ทุ่งนา ท้องฟ้า ต้นไม้ คน บ้าน รถ ฯลฯ ที่ปรากฏตามเส้นทางให้เป็นสารสนเทศ คือเส้นทางที่เราไปได้และต้องการจะไป สารสนเทศเรื่องนี้จำเป็นต้องใช้เพื่อการตัดสินใจในการบังคับรถยนต์ให้ไปสู่จุดหมายที่ต้องการ การทำงานของสมองในลักษณะนี้ถือได้ว่าเป็นระบบสารสนเทศที่ซับซ้อนที่สุดยิ่งกว่าระบบงานสารสนเทศที่ทำด้วยคอมพิวเตอร์ใด ๆ

การตัดสินใจสั่งงานหรือดำเนินการใด ๆ จะต้องใช้คนกลั่นกรองและประมวลผลข้อมูลออกเป็นสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจให้ดีที่สุด ระบบงานที่ทำหน้าที่กลั่นกรองและประมวลผลข้อมูลดิบ เพื่อทำให้เป็นสารสนเทศขึ้นมา ไม่ว่าจะเป็นคนหรือเครื่องจักรก็คือระบบงานสารสนเทศ

กรณีที่เราใช้คอมพิวเตอร์ทำงาน เราสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ด้วยข้อมูลดิจิตอลและคำสั่งหรือชุดคำสั่งที่เรียกว่า โปรแกรม ถ้าระบบงานใหญ่มาก อาจจำเป็นต้องใช้โปรแกรมหลายโปรแกรมรวมกันเป็นโปรแกรมชุดใหญ่ที่เรียกกันว่า ซอฟต์แวร์ โปรแกรมอาจจะถูกป้อนเข้าทางแป้นพิมพ์ หรืออ่านจากแผ่นดิสก์หรือแผ่นซีดี ข้อมูลที่ป้อนให้คอมพิวเตอร์ก็อยู่ในรูปเดียวกับคำสั่ง โปรแกรมจะเป็นตัวประมวลผลข้อมูลตามกรรมวิธีที่เราคิดขึ้นตามจุดประสงค์ของงาน เพื่อกลั่นกรองข้อมูลออกเป็นสารสนเทศให้เราใช้ช่วยในการตัดสินใจทำอะไรบางอย่างที่เหมาะสม ดังนั้นจึงกล่าวได้ว่า ระบบงานสารสนเทศที่ทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ( Information Systems) จะประกอบด้วย องค์ประกอบดังต่อไปนี้
1. เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล
2. ข้อมูลและสารสนเทศ
3. โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์
4. บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์

แบบฝึกหัด
เรื่อง ระบบงานสารสนเทศ
คำสั่ง ให้นักเรียนตอบคำถามต่อไปนี้ให้ถูกต้อง

1. ระบบงานสารสนเทศหมายถึงอะไร
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
2. ส่วนใดของมนุษย์ที่ทำหน้าที่เป็นระบบสารสนเทศที่ซับซ้อนที่สุด
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
3. เราสามารถติดต่อสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
4. องค์ประกอบของระบบงานสารสนเทศที่ทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยอะไรบ้าง
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
5. เพราะเหตุใดบุคลากรด้านคอมพิวเตอร์จึงเป็นส่วนที่มีความสำคัญสำหรับระบบงาน
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

ใบความรู้ที่ 4 องค์ประกอบด้านสื่อสารข้อมูลและสารสนเทศ

องค์ประกอบของการสื่อสารข้อมูล
การสื่อสารข้อมูลมีองค์ประกอบ 5 อย่าง (ดังรูป) ได้แก่

1. ผู้ส่ง (Sender) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการส่งข่าวสาร (Message) เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูลมีหน้าที่เตรียมสร้างข้อมูล เช่น ผู้พูด โทรทัศน์ กล้องวิดีโอ เป็นต้น
2. ผู้รับ (Receiver) เป็นปลายทางการสื่อสาร มีหน้าที่รับข้อมูลที่ส่งมาให้ เช่น ผู้ฟัง เครื่องรับโทรทัศน์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
3. สื่อกลาง (Medium) หรือตัวกลาง เป็นเส้นทางการสื่อสารเพื่อนำข้อมูลจากต้นทางไปยังปลายทาง สื่อส่งข้อมูลอาจเป็นสายคู่บิดเกลียว สายโคแอกเชียล สายใยแก้วนำแสง หรือคลื่นที่ส่งผ่านทางอากาศ เช่น เลเซอร์ คลื่นไมโครเวฟ คลื่นวิทยุภาคพื้นดิน หรือคลื่นวิทยุผ่านดาวเทียม
4. ข้อมูลข่าวสาร (Message) คือสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งผ่านไปในระบบสื่อสาร ซึ่งอาจถูกเรียกว่า สารสนเทศ (Information) โดยแบ่งเป็น 5รูปแบบ ดังนี้
4.1 ข้อความ (Text) ใช้แทนตัวอักขระต่าง ๆ ซึ่งจะแทนด้วยรหัสต่าง ๆ เช่น รหัสแอสกี เป็นต้น
4.2 ตัวเลข (Number) ใช้แทนตัวเลขต่าง ๆ ซึ่งตัวเลขไม่ได้ถูกแทนด้วยรหัสแอสกีแต่จะถูกแปลงเป็นเลขฐานสองโดยตรง
4.3 รูปภาพ (Images) ข้อมูลของรูปภาพจะแทนด้วยจุดสีเรียงกันไปตามขนาดของรูปภาพ
4.4 เสียง (Audio) ข้อมูลเสียงจะแตกต่างจากข้อความ ตัวเลข และรูปภาพเพราะข้อมูลเสียงจะเป็นสัญญาณต่อเนื่องกันไป
4.5 วิดีโอ (Video) ใช้แสดงภาพเคลื่อนไหว ซึ่งเกิดจากการรวมกันของรูปภาพหลาย ๆ รูป
5. โปรโตคอล (Protocol) คือ วิธีการหรือกฎระเบียบที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลเพื่อให้ผู้รับและผู้ส่ง สามารถเข้าใจกันหรือคุยกันรู้เรื่อง โดยทั้งสองฝั่งทั้งผู้รับและผู้ส่งได้ตกลงกันไว้ก่อนล่วงหน้าแล้ว ในคอมพิวเตอร์โปรโตคอลอยู่ในส่วนของซอฟต์แวร์ที่มีหน้าที่ทำให้การดำเนินงาน ในการสื่อสารข้อมูลเป็นไปตามโปรแกรมที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น X.25, SDLC, HDLC, และ TCP/IP เป็นต้น

องค์ประกอบด้านสารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศซึ่งเป็นระบบสนับสนุนการบริหารงาน การจัดการ และการปฏิบัติการของบุคคล ไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือ ระดับองค์การ ไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังมีองค์ประกอบอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีก รวม 5 องค์ประกอบ ซึ่งจะขาดองค์ประกอบใดไม่ได้คือ

1. ฮาร์ดแวร์ ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจ

2. ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่าง ๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับ บุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่า จ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์การ เป็นต้น ซอฟต์แวร์สามารถแบ่งได้เป็น 2 ชนิด คือ

ซอฟต์แวร์ระบบ หมายถึง โปรแกรมทุกโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับส่วนประกอบต่าง ๆ ของฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ และอำนวยเครื่องมือสำหรับทำงานพื้นฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฮาร์ดแวร์

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ จะเป็นโปรแกรมที่ทำให้คอมพิวเตอร์สามารถทำงานต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ไม่ว่างานด้านการจัดทำเอกสาร การทำบัญชี การจัดเก็บข้อมูลข่าวสาร ตลอดจนงานทุก ๆ ด้านตามแต่ผู้ใช้ต้องการ จนสามารถกล่าวได้ว่าซอฟต์แวร์ประยุกต์ก็คือซอฟต์แวร์ที่ทำให้เกิดการใช้งาน คอมพิวเตอร์กันอย่างกว้างขวาง และทำให้คอมพิวเตอร์เป็นปัจจัยที่ไม่สามารถขาดได้ในยุคสารสนเทศนี้

ใน องค์กรขนาดใหญ่หรืองานที่มีความต้องการเฉพาะด้าน การจัดหาซอฟต์แวร์มาใช้งานจะใช้วิธีพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเอง หรือว่าจ้างบริษัทซอฟต์แวร์เพื่อทำซอฟต์แวร์เฉพาะงานให้ซอฟต์แวร์ขึ้นมาใช้ เอง ซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะเรียกว่าซอฟต์แวร์เฉพาะงาน (Tailor Made software) มีข้อดีคือมีความเหมาะสมกับงานและสามารถแก้ไขตามความต้องการได้ ข้อเสียคือค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลาสำหรับการพัฒนา ปัจจุบันนี้จึงมีโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เขียนขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับงานทั่ว ๆ ไป วางจำหน่ายเป็นชุดสำเร็จรูปเรียกว่าซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Software Package)

3. ข้อมูล ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์การ ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวด เร็วมีประสิทธิภาพ

4. บุคลากร บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใด โอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่า ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมาก ขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความ ต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์การที่มีความซับซ้อนมาก อาจจะต้องใช้บุคคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์ โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยงข้องก็เป็น เรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้ งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอน การปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนการปฏิบัติเมื่อเครื่องมือชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเล่านี้ต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานให้ชัดเจน

แบบฝึกหัด
เรื่อง องค์ประกอบด้านสื่อสารข้อมูลและสารสนเทศ
คำสั่ง ให้นักเรียนตอบคำถามต่อไปนี้ให้ถูกต้อง
1. องค์ประกอบด้านสื่อสารข้อมูล มีอะไรบ้าง
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
2. องค์ประกอบด้านสารสนเทศ มีอะไรบ้าง
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………