ระเบียบปฏิบัติและกระบวนงานเป็นการกำหนดเกณฑ์ขั้นพื้นฐานให้กับบุคลากรในหน่วยงานได้ถือปฏิบัติร่วมกันเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ ลักษณะและความสำคัญของระเบียบปฏิบัติการและกระบวนงานมีดังนี้
1. ระเบียบปฏิบัติ
เป็นเครื่องมือสำหรับกำกับให้ผู้ที่มีพื้นฐานต่างกัน มีความรู้ ความเข้าใจ และความสำนึกในความถูกต้องพอเหมาะพอควรต่างกัน ให้สามารถทำงานร่วมกันได้โดยมีความขัดแย้งกันน้อยที่สุด เป็นเครื่องมือสำหรับให้ฝ่ายบริการสามารถดูแลให้การใช้คอมพิวเตอร์เป็นไปอย่างราบรื่นไม่เกิดความเสียหายหรือสูญเสีย หรือถ้าเกิดก็จะเสียหายน้อยที่สุด ซึ่งจำแนกออกเป็นด้านต่าง ๆ ได้ดังนี้
1.1 ระเบียบในด้านสถานที่ติดตั้งคอมพิวเตอร์ เป็นระเบียบที่เกี่ยวเนื่องกับการปฏิบัติในห้องที่ติดตั้งคอมพิวเตอร์ไว้ใช้งาน ในหน่วยงานที่มีคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ มีห้องพิเศษที่ปรับอากาศและมียกพื้นพิเศษนั้น มักจะห้ามนำเครื่องดื่มและอาหารเข้าไป ทั้งนี้เพื่อป้องกันแมลง จิ้งจก และหนูที่จะเข้าไปกินอาหาร
1.2 ระเบียบเกี่ยวกับการเข้าไปในห้องคอมพิวเตอร์ ก็เป็นเรื่องจำเป็น บางแห่งนั้นใช้คอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลที่เป็นความลับ การปล่อยให้ใครต่อใครเดินเพ่นพ่านผ่านเข้าไปในห้องย่อมไม่ปลอดภัยต่อข้อมูล วิธีกันก็คือปิดประตูและใช้ลูกบิด หรือกุญแจพิเศษสำหรับเปิดประตูและทางที่ดีก็กำหนดไว้เป็นระเบียบว่าใครมีหน้าที่เข้าไปในห้องที่ตั้งเครื่องหรือที่เก็บข้อมูล
1.3 ระเบียบด้านการจัดหา การติดตั้ง และการสำเนาซอฟต์แวร์ เมื่อซื้อซอฟต์แวร์มาแล้ว ควรนำไปตรวจสอบไวรัสคอมพิวเตอร์ ดำเนินการสำเนาซอฟต์แวร์นั้นเพื่อนำแผ่นที่เป็นชุดสำเนาไปใช้
1.4 ระเบียบด้านการดูแลซ่อมบำรุง เป็นเรื่องจำเป็นต้องมีขั้นตอนและวิธีการที่รัดกุม ไม่ใช่ปล่อยให้ผู้ใช้ดูกันเอง ย้ายเครื่องพิมพ์เครื่องนี้ไปไว้ที่โน่นที่นี่
1.5 ระเบียบด้านการบันทึก การใช้ การปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการเก็บรักษาและทำลายแฟ้มข้อมูลก็เป็นเครื่องที่จะต้องจัดทำขึ้นอย่างละเอียดครอบครอบ เพราะข้อมูลนั้นเป็นทรัพยากรที่สำคัญของหน่วยงาน
1.6 ระเบียบด้านการส่งเอกสารที่พิมพ์จากคอมพิวเตอร์ก็ควรจะมีไว้ เพื่อควบคุมการพิมพ์และเพื่อให้แน่ใจว่าได้จัดส่งเอกสารนั้น ๆ ไปถึงมือผู้ใช้ได้ครบถ้วน
2. คู่มือ
คือมือมีความสำคัญมากต่อการใช้งานคอมพิวเตอร์ ดังนั้นเราควรตรวจตราว่าการจัดซื้อหาคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ของส่วนต่าง ๆ ของอุปกรณ์และปุ่มต่าง ๆ มีการอธิบายการเชื่อมต่อสายเข้ากับอุปกรณ์อื่น ๆ และอาจมีวิธีการแก้ปัญหาอย่างง่ายไว้ด้วย
2.1 คู่มือฮาร์ดแวร์ ส่วนมากเป็นคู่มือด้านเทคนิคที่อธิบายหน้าที่ของส่วนต่าง ๆ ของอุปกรณ์และปุ่มต่าง ๆ อธิบายการเชื่อมต่อสารเข้ากับอุปกรณ์อื่น ๆ และอาจมีวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างง่ายไว้ด้วย
2.2 คู่มือซอฟต์แวร์ มีสองประเภทใหญ่ ๆ ประเภทแรกคือ Operation Manual หรือคู่มือการปฏิบัติงานสำหรับพนักงานคุมเครื่อง ประเภทที่สองคือ User Manual หรือคู่มือผู้ใช้ ซึ่งอธิบายวิธีการใช้ซอฟต์แวร์ในแบบง่าย ๆ ว่าจะเริ่มใช้อย่างไร
3. มาตรฐาน
การใช้คอมพิวเตอร์ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ของรัฐนั้นยังมีปัญหาและอุปสรรคในด้านมาตรฐานเกือบทุกเรื่อง ปัจจุบันประเทศไทยมีมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับด้านคอมพิวเตอร์ที่สำคัญ ดังนี้
3.1 มาตรฐานรหัสภาษาไทย ที่เรียกว่า สมอ. และแทนมาตรฐานแป้นพิมพ์โดยรหัส สมอ. เป็นรหัสที่กำหนดวิธีใช้ตัวเลข 0 กับ 1 สำหรับแทนตัวอักษรไทยในระบบคอมพิวเตอร์ มาตรฐานแป้นพิมพ์เป็นมาตรฐานที่กำหนดตำแหน่งของตัวอักษร ตัวเลขและสัญลักษณ์ต่าง ๆ ตลอดจนปุ่มฟังก์ชั่นต่าง ๆ บนแป้นพิมพ์ ทั้งนี้เพื่อให้การใช้งานเป็นไปในแบบเดียวกันไม่มีปัญหาในการพิมพ์
3.2 มาตรฐานด้านรหัส คำ และชื่อต่าง ๆ จะต้องมีหน่วยงานกลางเป็นผู้กำหนด เช่น ราชบัณฑิตยสถานต้องประกาศให้ใช้คำว่า “โลกาภิวัตน์” เป็นต้น
3.3 มาตรฐานด้านวิธีการปฏิบัติงาน โดยเฉพาะในด้านการวิเคราะห์ระบบงานและการออกแบบระบบงาน ควรเน้นให้เป็นเรื่องวิทยาศาสตร์ เพราะสิ่งที่เป็นงานวิทยาศาสตร์นั้นตรวจสอบได้ง่ายว่าถูกต้องหรือผิดพลาดประการใด
แบบฝึกหัดที่ 9
เรื่อง ระเบียบปฏิบัติและกระบวนการทำงานด้านคอมพิวเตอร์
ชื่อ-สกุล.....................................................................................เลขที่..............ชั้น..................
คำชี้แจ้ง ให้นักเรียนตอบคำถามต่อไปนี้ให้ถูกต้องและสมบูรณ์ที่สุด
1. จงบอกระเบียบการปฏิบัติงานด้านคอมพิวเตอร์
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
2. คู่มือการใช้งานมีความสำคัญอย่างไร
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
3. รหัสมาตรฐานภาษาไทยคือรหัสใด
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
4. มาตรฐานการทำงานด้านคอมพิวเตอร์มีกี่อย่างอะไรบ้าง
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น